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    大型会议策划管理是怎样进行的

    发布时间:2018-07-26 13:34

     为保证会议的成功,会前必须做好充分的准备:会议顺利与否,关键在于会前的精心策划。会议的准备工作一般包括会议的发起、会议召开的时间和地点的选择、会议的邀请,以及会议议程的拟定、会议文件的准备和有关的技术性问题(如与会各国代表团的座次安排。会议名称的使用等等);周密的准备工作可为会议的成功奠定良好的基础。
      从某种意义上说,会议的发起就是会议的酝酿过程。有关发起国家常常通过适当的外交途径,事先同其他国家。特别是有关主要国家就拟议中的会议交换意见,听取建议,以便对会议的召开达成一致或谅解。会议的议程、开会的地点、时间、参加的国家等常常是各国讨论、磋商的主要问题。
      可以毫不夸张地说,每一个国际会议都是一个系统工程,只因各自的层次高低不同、规模大小不一而迥异。从邻近各国,甚至世界各地,调兵遣将汇集数十人乃至数千人至某地参加一次国际会议已属不易。会议中,既要使代表们能开诚布公,畅所欲言,又要使会议在高谈雄辩中保持一致,善始善终,更费周折。何况国际会议的与会者都有一定的身份,不是专家教授,便是社会贤达;不是商贾巨富,便是部长大臣。如会务安排发生差错或生活接待有所疏忽都会造成不良的国际影响,使组织者感到尴尬,使代表们感到遗憾。国际会议还是个跨行业、跨部门的工作,从外事到政法,从文书到翻译,从印刷到电信,从食宿交通到旅游,无不一一涉及。它必须有许多单位的密切配合与合作,层层负责,环环扣紧,才能事竟于成。进行这样的系统工程,如不事先预作周密的策划,而是“跟着感觉走”,走一步看一步,就难保不出问题。对国际会议要预做认真策划的目的是:
      一、有条不紊地进行工作。有了策划,什么时间完成什么,完成到什么程度,由谁来完成,便心中有数,可以避免盲目性和随意性,加强时间观念。
      二、预见可能遇到的困难。未雨绸缪。策划即使不能防止意外险阻的出现,至少能使人处变不惊,增加工作的主动性。
      三、对各种需要做出估计。兵马未动,粮草先行。国际会议需要充分的人力、物力和财力支持。有了规划才能估计到各种需要的种类、数量和出现的时间,预做准备,防患于未然。
      国际会议的组织者理所当然地要认真进行策划,其他与会人士虽不直接从事策划,但熟悉一下国际会议的形成和内中的问题,也定会有所裨益。
      策划国际会议需要注意:
      一、及早动手。通常一个大型国际会议的构思、酝酿和策划一年前就要开始。策划是个渐进的过程。在构思和酝酿阶段中,策划的雏形实际上也在形成,只是待筹备进行到一定阶段时,人们要求看到工作设想和实施方案,正式的策划才破茧而出。经验表明,策划宜早不宜迟,原因是需留出讨论、修改和审批的充分时间。
      二、全面考虑。国际会议的准备工作涉及方方面面,需考虑周详,避免因一时疏漏在将来造成损失。如会议主题选择不当就可能使会议谈不起来;如时间选择不当,正值寒冬或酷暑,就会使与会者叫苦不迭;如会场未选合适,会议服务跟不上来,就会使会议陷于停顿。智者千虑必有一失,虽不应对策划者求全责备,但策划者也决不能因此而放松努力。特别要抓紧关键环节,避免出现大的闪失。

     三、订出落实的时间表。为了保证策划能按时实施,必须订出各阶段任务的具体落实时间表。这一时间表是督促检查的依据,也是掌握进度,调整快慢的准绳。经验证明,掌握以下两个环节是关键:
      (一)会议请柬发出的时间;
      (二)代表抵达和签到的时间。
      会议请柬的发出是会议前期准备完成的重要标志。很难设想在会议名称、主题、时间、地点、与会范围及经费确定和落实之前,就发出请柬。代表的顺利抵达和签到则是会前准备已经全部就绪,会议即将开始实质性活动的另一重要标志。因此,如能科学地确定发出请柬和代表报到的时间,并认真予以执行,其他准备工作便可一一带动。

      四、借助他山之石。对于我们许多人来说,国际会议还是一个相对的新事物。我们的知识有限,经验不足,应当求助于国内外的先行者,汲取他们的经验教训,结合本行业、本部门、本会议的特点,加以具体策划。别人的总结、规划、报告都有参考价值,可以借来一阅。有时,“与君一席谈胜读十年书”,也不妨一试。  
    这是一个国际会议的注意事项,相对来说,一次小的会议策划做到这样的程度,会议一定能顺利开展。
    以下附上参考文件地址,希望对你有所帮助。
    http://www.fjfao.gov.cn/ztzl/ktx/wszs/201210/t20121002_524981.htm

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      首先确定会议主题,形式、与会人员等再做相应准备。
      注意事项
      1.考虑周全要成功地举办一次会议,尤其是大型会议,须要考虑很多方面的问题,比如开会的时间是否能保证大家都能参加,会不会遇到外宾来访或者公司出货;不能出席的人是否有替代人选,怎样联络;会议的主席、主持、记录人员、现场服务人员等相关人员的安排是否妥当;会议需要什么辅助器材,由谁负责;会议进行的时间预计有多久等等。只有事先做好准备工作,才能保证会议地顺利进行与圆满结束。
      选择合适的会议场所
      2.会议场所的选择有很多种,最常用的是公司的会议室;有时公司会在周末安排员工到一个山清水秀的度假胜地,一边开会,一边度假;至于大型的、重要的会议则可以专门租用饭店的会场。不管采用哪种方式,对会场的基本要求是一致的,即:会场应该舒适宽敞,隔音效果好,采光通风良好,没有其他干扰,最好有窗帘,便于在放投影资料时看得清楚,安静不嘈杂,空调良好,插座、电源、白板、麦克风等设备齐全。
      3.用文字记录会议的相关事项
      在准备会议的过程中,有关会议的各个事项,如时间、地点、会议议程等等都应该用文字记录下来,便于在后续工作中察看。有关会议的决定、通知等要打印出来发给相关人员,不能只进行口头通知,俗话说“口说无凭”,有时候秘书已经通知了各个部门主管,可是有的人忙起来就忘记了,所以必须把工作做细致。

      会场的器材准备
      现代化的会议离不开各种辅助器材,在召开会议之前,就应该把各种辅助器材准备妥当。
      1.桌椅、名牌(现代高档会议室用桌面智能终端取代传统名牌)、茶水
      桌椅是最基本的设备,可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型,如果参加会议的人数较多,一般应采用报告型,不需要准备座位牌,如果参加会议的人比较少,一般采用圆桌型,并且要制作座位牌,即名牌,让与会人员方便就座。但是为了提高会议的档次及满足现代会议的需要,一般采用能重复使用的桌面智能终端,推进无纸化的进程,真正体现绿色会议,智能会议的需要。
      会议上的茶水饮料最好准备矿泉水,因为每个人的口味不一样,有的人喜欢喝茶,有的人喜欢喝饮料,还有的人喜欢喝咖啡,所以如果没有特别的要求,矿泉水是最能让每个人都接受的选择。
      2.签到簿、名册、会议议程
      签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少,分别是谁,一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席,另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作,比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料,加深了解,彼此熟悉。
      3.黑板、白板、笔
      在有的场合,与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图,从而说明问题,虽然视听设备发展得很快,但是传统的表达方式依然受到很多人的喜爱,而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。此外,粉笔、万能笔、板擦等配套的工具也必不可少。
      4.各种视听器材
      现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备,给人们提供了极大的方便。在召开会议前,必须先检查各种设备是否能正常使用,如果要用幻灯机,则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来,有时需要立即把会议的结论或建议打印出来,这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。
      5.资料、样品
      如果会议属于业务汇报或者产品介绍,那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时,单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的,如果给大家展示一个具体的样品,结合样品一一介绍它的特点和优点,那么给大家留下的印象就会深刻得多。
      6.会标、背景板、展板
      会标一般指会议名称和会议标语横幅。
      为强化会议效果,许多会议将会标美化、渲染为会议背景板(采用喷绘画面),特别是一些特殊的如党代会等,采用喷绘背景板,可将党徽、旗帜等喷绘在画面上,从而节约会议成本和准备时间。但采用喷绘写真画面时,一定要注意采用环保材料,否则喷绘写真画面散发的刺鼻气味不仅影响会议分为,对与会者,尤其是主席台就坐人员身体健康不利。
      为渲染会议或活动,会场内外放置展板是有效方法。
      会议礼仪--会议前
      请你回顾一下自己的工作状态,除了在自己工位上的时间、电话沟通的时间会多一些,还有哪种沟通方式多一些?这就是会议沟通。下面我们就来谈在会议当中应该注意哪些礼仪。
      按参会人员来分类,会议基本上可以简单地分成公司外部会议和公司内部会议。公司外部会议,可以分成产品发布会、研讨会、座谈会等。
      内部会议包括定期的工作周例会、月例会、年终的总结会、表彰会,以及计划会等等。
      我们以外部会议为例,讲一讲商务礼仪中需要关注的一些细节。我们将会议分成会议前、会议中、会议后。
      会议前
      在会议前的准备工作中,我们需要注意以下这几方面:
      ·WHEN-会议开始时间、持续时间
      ·WHERE-会议地点确认
      ·WHO-会议出席人
      ·WHAT-会议议题
      ·OTHERS-接送服务、会议设备及资料、公司纪念品等
      WHEN-时间,你要告诉所有的参会人员,会议开始的时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。
      WHERE-地点,是指会议在什么地点进行,要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。
      WHO-人物,以外部客户参加的公司外部会议为例,会议有哪些人物来参加,公司这边谁来出席,是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。
      WHAT-会议的议题,就是要讨论哪些问题。
      OTHERS-会议物品的准备,就是根据这次会议的类型、目的,需要哪些物品。比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。
      会议礼仪--会议中
      在会议进行当中,我们需要注意以下这几方面:
      (1)会议主持人
      主持会议要注意·介绍参会人员·控制会议进程·避免跑题或议而不决·控制会议时间
      (2)会议座次的安排
      一般情况下,会议座次的安排分成两类:方桌会议和圆桌会议。
      一般情况下会议室中是长方形的桌子,包括椭圆形,就是所谓的方桌会议,方桌可以体现主次。
      在方桌会议中,特别要注意座次的安排。如果只有一位领导,那么他一般坐在这个长方形的短边的这边,或者是比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点,在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议,一般分两侧来就坐,主人坐在会议桌的右边,而客人坐在会议桌的左边。
      还有一种是为了尽量避免这种主次的安排,而以圆形桌为布局,就是圆桌会议。在圆桌会议中,则可以不用拘泥这么多的礼节,主要记住以门作为基准点,比较靠里面的位置是比较主要的座位,就可以了。
      会议礼仪--会议后
      在会议完毕之后,我们应该注意以下细节,才能够体现出良好的商务礼仪。主要包括:
      ·会谈要形成文字结果,哪怕没有文字结果,也要形成阶段性的决议,落实到纸面上,还应该有专人负责相关事物的跟进;
      ·赠送公司的纪念品;
      ·参观,如参观公司,或厂房等。
      ·如果必要,合影留念。

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    会议的话都有一些基本套路 一、活动主题 二、活动时间 三、活动目标:写清楚要达到什么目标,例如500人参加,300人参与游戏 四、活动详情 (1)参与条件 (2)规则 (3)注意事项 五、活动风险控制:活动中可能会出现的情况以及你的防范措施 六...

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    会议活动策划不是简单的PPT的堆砌,而必须是根据会议的目的借助一定的科学方法和艺术,为决策、计划而构思、会议策划设计、制作策划方案网页链接以达到最终的会议效果,好的会议策划,一定是对具体的执行方案有深入的思考,具有可行性;一定是...

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    为保证会议的成功,会前必须做好充分的准备:会议顺利与否,关键在于会前的精心策划。会议的准备工作一般包括会议的发起、会议召开的时间和地点的选择、会议的邀请,以及会议议程的拟定、会议文件的准备和有关的技术性问题(如与会各国代表团的...

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    了解清楚会议的主题、参加人员、会议场所、资金预算 参加人员中要搞清楚参加的部门、参加的领导,各领导的级别。 预定好会议场所,检查会议场所的卫生情况,是否可以满足参加人员的座位 安排好参加人员的座次 预定好必要的设备,比如话筒、投影...

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    首先确定会议主题,形式、与会人员等再做相应准备。 注意事项 1.考虑周全要成功地举办一次会议,尤其是大型会议,须要考虑很多方面的问题,比如开会的时间是否能保证大家都能参加,会不会遇到外宾来访或者公司出货;不能出席的人是否有替代人选...

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    会务主管的工作涉及的方面比较多。因此,会务主管需要具备出色的领导能力。 1.组织运筹能力 组织运筹能力主要包括会议统筹能力和时间运筹能力。会务主管组织各种活动时必须具有极强的组织运筹能力。 2.应变能力 会务主管的应变能力是指在遇到一...

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    1、搞清楚“想法” 会议有各种类型,不同的会议需要不同的环境,召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是问清楚会议主办方的想法、目的、预算方方面面的信息,通过收集这些信息将避免下一步的策划构思偏离方向。 2、搞清楚“思路” ...

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    会议组织流程 1、 明确活动背景、目的 2、 明确活动主题、时间、地点、参与人员、参与人数、活动内容、相关准备材料种类、数量 3、 组织会务工作小组,确定会务组领导及成员,制定会议准备工作部署 4、 根据确定的会议议程,制定会议预算,申请...

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    每当举行大型活动的时候,您是否感觉到在活动执行的时候束手束脚呢?是否感觉到执行的时候配合不到位呢?推荐你看看如何做好大型活动策划的现场执行管理:http://fanyi.baidu.com/transpage?query=www.ruiyang-hy.com&from=en&to=zh&source=url&...

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